Business Intelligence Para Financieros

Últimamente estoy muy expuesto a temas relacionados con el Business Intelligence, y la verdad que cuando empiezas a trabajarlo en serio, te das cuenta de las enormes posibilidades que tiene cualquier empresa de obtener información de alta calidad para gestionar cualquier aspecto clave del negocio.

Imagen de Business IntelligenceDebo decir que siempre he sido un “power user” de las herramientas informáticas. Si no me hubiera dedicado a las finanzas, seguramente estaría dedicándome a temas tecnológicos. Así que digamos, que me siento como un niño con un juguete nuevo tratando de exprimir al máximo a este tipo de herramientas.

Si eres un financiero de la vieja escuela, y aún echas de menos los libros de contabilidad escritos a mano (sí, aún existen este tipo de personas desarrollando funciones de director financiero), este artículo no es para ti. Pero si tienes un poco de inquietud, aquí te explico de una manera sencilla y sin tecnicismos alguna de las cosas que puedes conseguir con herramientas de BI.

Business Intelligence para financieros: Te sentirás como un niño con un juguete nuevo - piopialo

 

Business Intelligence es una de las nuevas tendencias empresariales que han desencadenado las nuevas tecnologías de la información, y  como si fuera un nuevo maná se extiende allá por dónde pasa creando grandes expectativas (y no menores decepciones).

El director financiero de cualquier empresa de un tamaño mediano o grande, tendrá que enfrentarse antes o después a un proyecto de business intelligence, ya que las empresas  y los comités de directivos que las dirigen están ávidos de información de calidad, y el departamento financiero suele ser el encargado de generar una gran parte de esa información.

Si eres un CFO antes o después te enfrentarás a un proyecto de Business Intelligence - piopialo

 

Si a lo anterior, le añadimos que de cuando en cuando un comercial de una empresa tecnológica llama a a tu puerta y te explica los proyectos que ya han realizado para la competencia, para un cliente o para un proveedor que respetas y admiras… la cuenta atrás comienza.

Pero…¿Qué es Business Intelligence?

Una gran cantidad de empresas utilizan diferentes programas informáticos para la gestión diaria del negocio. Por ejemplo, algunas tienen un programa de contabilidad, un programa de nóminas, software de almacén, control de producción, un CRM para los comerciales.

Es raro que un programa informático, por bueno que sea y que no esté desarrollado por la propia empresa para adaptarlo al 100% a sus necesidades, acaba dejando lagunas informativas. Los datos se almacenan en las bases de cada programa informático, los cuales no siempre están conectados entre sí, y lo que es más importante: la mayoría te ofrece una o varias formas de presentación de dicha información, que no siempre se adecúa a lo que necesita el director general, el director financiero, etc.

Business Intelligence se compone de una serie de tecnologías capaces de solucionar este problema. Creo que no hace falta mencionar, que será necesario contar con ciertos desarrollos informáticos para ponerlo en práctica.

Las dificultades se acentúan cuando la empresa quiere implantar algún tipo de cuadro de mando, o diferentes informes específicos para controlar.

Se acaba generando una gran frustración: Los datos están ahí (en las bases de datos de los programas informáticos de la empresa) pero la información no lo está.

Ejemplo: Quiero saber el ratio Ventas/Empleado con periodicidad mensual.

Cuando tu empresa permanece inmóvil, es fácil realizar el cálculo. Cuando trabajas por proyectos, tienes picos estacionales, etc; el número de personas contratadas puede variar de un día para otro. Y comienzan los dolores de cabeza por obtener información fiable.

Es decir: la información, que es lo que verdaderamente se necesita para gestionar la empresa, no es accesible de una manera automática.

Esto desencadena un uso intensivo de herramientas como Excel, y un trabajo artesanal y laborioso por parte (normalmente) del Departamento Financiero o de Control de Gestión.

El responsable de elaborar el cuadro de mando de la empresa, acaba accediendo manualmente a cada uno de esos programas para coger la información, manipularla para transformarla según las necesidades las kpis, kris, etc. definidas para el cuadro de mando, y finalmente: introducirlas a mano.

Esta elaboración artesanal genera dos problemas básicos:

  • Una enorme ineficiencia en la productividad del trabajador, que destina mucho tiempo a la elaboración de hojas de cálculo.
  • Una gran propensión a cometer fallos trasladando manualmente los datos de un sitio al otro.

Business Intelligence: Información fresca y fiable.

Si una de tus responsabilidades como director financiero o controller, es la elaboración de algún tipo de cuadro de mando, encontrarás en el BI un gran aliado.

Te será posible tener todo tipo de información como:

  • Calcular cada parte del ciclo de tesorería: Calcula los tiempos de pedido a entrega, de entrega a factura, de factura a recepción/envío  del cobro/pago, etc. Esto podrías tenerlo incluso a nivel de cliente o proveedor.
  • Calcular automáticamente medidas compuestas de varios datos que actualmente son inaccesibles (muchas kpis lo requieren).
  • Sacar ratios de morosidad por tipos de clientes, alertas de posibles impagos cuando se detecten retrasos no habituales en los cobros.
  • Realizar estimaciones de tesorería basadas en datos históricos.
  • Listados de control de todo tipo: por puesto, por departamento, por unidad de negocio…

No quiero extenderme más: cada empresa tiene sus propias necesidades de información y el BI puede proporcionar grandes soluciones.

¿Has tenido alguna experiencia con herramientas de Business Intelligence en tu empresa? ¿A qué retos te has enfrentado?

 

 

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