¿Es útil la contabilidad si eres un autónomo?

Cuando un empresario comienza su andadura, en especial si es un autónomo,  lo normal es que esté centrado en una sola cosa: las ventas.

Vender es la actividad más apremiante cuando la empresa empieza, cuando la empresa crece y cuando la empresa madura.

Es decir SIEMPRE.

Vender es la prioridad de las nuevas empresas

Es muy común, especialmente si eres un microempresario, que la función financiera de la empresa la veas como un estorbo, un mero trámite, o lo que es peor, como un gasto.

La manera habitual de funcionar en nuestro país no ayuda.

El empresario está centrado en que su negocio crezca, en atender a los clientes y es posible que incluso en la propia producción del producto que comercializa. ¡ Todo a la vez !

Las facturas se acumulan en un cajón que de vez en cuando se llevan a un “asesor” para que haga los impuestos, y listo.

¿Se te acumulan las facturas?

Cuando la contabilidad sirve exclusivamente para cumplir la obligación legal, acaba siendo una carga burocrática más. Y deriva en una práctica muy peligrosa para medir si estamos teniendo éxito o no:

Si la cosa va bien o va mal se mide por el dinero que hay en el banco y la caja de la empresa.

Entonces pueden ocurrir varias cosas:

  • Si el dinero se acumula y da para pagar cuando vienen los cargos, es que la cosa ha ido bien y nos ponemos contentos.
  • Si nos llama el empleado del banco porque ha llegado una letra y no hay dinero, entonces nos estresamos y pensamos que nos ha ido mal.

Sin embargo, eso puede que sea cierto…o no.


 

El dinero puede acumularse con los cobros y sin embargo estar entrando en pérdidas…sin que nos demos cuenta.

En este primer caso ocurrirá como con la adicción al alcohol, el deterioro es progresivo y cuando venimos a darnos cuenta todo salta por los aires.

Un caso que presencié al principio de comenzar la crisis era el de un pequeño transportista autónomo, que tenía un par de camiones de gran tonelaje funcionando.

El dinero entraba, se pagaban los recibos de gasóleo y mantenimiento de los vehículos, se pagaban las pequeñas reparaciones…hasta que uno de los camiones se rompió de manera grave.

La actividad no generaba lo suficiente para poder comprar otro camión (a crédito) y el empresario tuvo que prescindir de su empleado.

Al poco tiempo acabó arruinado.

¿Qué pasó?

Que el negocio generaba para los gastos operativos, pero no para pagar la inversión que había hecho con el dinero de una indemnización.

Fue como si se hubiera ido gastando la indemnización poco a poco, hasta que se acabó el dinero…pero trabajando.

Quizá le hubiera ido mejor si hubiera hecho bien sus números: habría puesto precios más altos en lugar de competir siendo el más barato.

Pero no, era un autónomo, y los “papeles” se los llevaba la gestoría. Es decir, una empresa diseñada para que cumpliera con sus obligaciones legales, pero no para aportarle valor en cuestiones de toma de decisiones.


 

El dinero puede faltar en las cuentas de tesorería y sin embargo podemos estar generando beneficios.

“¿Cómo es eso?”… te puedes estar preguntando

Este caso puede parecer paradójico pero es muy real, una empresa que siga invirtiendo (por ejemplo aumentando el stock de productos en el almacén) puede quedarse sin dinero, a pesar de que el negocio esté prosperando. Se le llama “morir de éxito”. La falta de recursos acaba por matar una empresa que era viable y podía funcionar.

Un ejemplo típico: un pequeño comercio que empieza con lo justo. Se gasta todo el dinero en reformar el local , en el stock inicial de lo que el empresario “piensa que va a querer el mercado” y en tener un poco de tesorería.

Pero claro, una cosa son los estudios genéricos y otra cosa lo que vendes día a día a la clientela que acude a tu local.

Cuando comienzan a llegar los clientes, te piden artículos que no tienes y vas invirtiendo parte de la tesorería (¿quizá la que habías guardado para los gastos generales?) en más stocks, en artículos nuevos que no tenías (pero claro los antiguos no los has vendido y el dinero está en las estanterías). La cosa marcha bien, se vende bien, pero llega el día de la llamada del empleado del banco “te ha llegado una letra y no tienes dinero para pagarla”. Comienzan los problemas, las malas noches, el estrés…y las ganas de liquidar el proyecto (para eliminar el “dolor”) se amontonan poco a poco.

¿Te ha pasado algo así en tu negocio? Puedes contármelo en los comentarios.


 

¿Para qué sirve la contabilidad en una pequeña empresa?¿Cómo hacer que aporte valor?

Con una buena información económica que te advierte de que los recursos financieros de que dispones son limitados y de que quizá hay que traer el género nuevo, intentando devolver parte del que ya se tiene al proveedor, o que es necesario conseguir otro tipo de recursos, negociar con los proveedores, etc.

Pero claro, esta información hay que tenerla casi en tiempo real, y no cada tres meses.

Para que la contabilidad aporte valor hay que:

  • Adaptar las cuentas (el plan contable) a las necesidades de información de la empresa. Es decir, diseñar un sistema de información.
  • Nutrir de datos actualizados al sistema.
  • Instaurar “buenas prácticas” en la gestión de la tesorería.
  • Instaurar una revisión periódica (y frecuente) de objetivos y desviaciones presupestarias.
  • Trabajar activamente en función de los datos que arroje el sistema de información

Todo ello se resume en:

La toma de decisiones debe estar basada en información fiable y de calidad, no en presunciones, intuiciones y ofertas.

Y claro está, para que la contabilidad aporte valor no basta con llevarle los papeles a la asesoría cuando toca pagar impuestos.

¿Aportan valor “los papeles” en tu empresa o acumulan polvo en el cajón?

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