Outsourcing para Pymes y Autónomos

La externalización de servicios y procesos , de la cadena de valor de las empresas es un proceso imparable, que apoyado en la revolución tecnológica no puede sino ir a más. El outsourcing empresarial vino para quedarse.

Puedes analizar uno de los estudios habituales sobre el tema VI Encuesta Adecco outsourcing sobre externalización, que ratifica esta tendencia.

Hace ya más de veinte años que el economista Charles Handy delineó un modelo de gestión empresarial denominado la organización en forma de trébol  en su libro «The Age Of Unreason. 1989». Este modelo está plenamente implantado en la actualidad a todos los niveles empresariales, aunque a veces los autónomos, con su galopante falta de recursos incurran en un costoso «hágalo usted mismo» que tiene unos costes de oportunidad muy elevados.

Las tres hojas de la organización en forma de trébol son:

• Núcleo estratégico de la empresa: Las actividades que se consideran claves y que se realizan de manera interna.
• Procesos y trabajo externalizado – Outsourcing. A menudo se consideran proveedores y socios estratégicos.
• Trabajadores y empresas temporales / por proyectos: Colaboran en momentos puntuales con la empresa.

Aunque las ilustraciones gráficas como la anterior, son poderosas herramientas para comunicar conceptos, no implica que la empresa tenga un tamaño similar en cada una de sus hojas. De hecho, seguramente en muchas microempresas la parte de outsourcing sea una de las partes más relevantes del modelo de empresarial.

Una de las ventajas que nos ofrece el modelo anterior es que nos provee de un marco de reflexión sobre la manera de organizar y gestionar el trabajo, y su uso puede ser extremadamente útil a la hora de valorar la flexibilidad que tiene nuestra empresa.

Desde un punto de vista financiero, las decisiones que se tomen en la empresa respecto del modelo anterior pueden tener un tremendo impacto en tres aspectos clave:

• La estructura del balance
• La cuenta de resultados
• La estructura de costes fijos y variables

Y es que hablamos de decisiones estratégicas, que pueden determinar el futuro de la empresa.

Si le preguntas a cualquier empresario experimentado, te dirá que a igualdad de condiciones preferiría que todos los costes de la empresa fueran variables. Si por él fuera, la empresa ideal no tendría costes fijos…en igualdad de condiciones.

¿Qué desequilibra la balanza?

• Las economías de escala, que se traducen en costes fijos pero permiten abaratar costes totales en perjuicio de la flexibilidad.
• La cultura empresarial, que al externalizar tiene que ser compatible con la de la empresa externa que presta el servicio.

La externalización de procesos no siempre es la solución debido a lo anterior, pero sin duda hay que tenerla muy en cuenta. Para poder valorar bien sus efectos, hay que realizar simulaciones y modelizaciones financieras, que nos revelen exactamente cuánta flexibilidad se gana, cómo mejoran nuestros ratios financieros y qué riesgos se introducen en nuestro sistema.

¿Qué procesos puede externalizar una pyme o un autónomo?

Si nos lo propusiéramos, seguramente podríamos externalizar todos los procesos, eso sí, otra cosa es que fuera rentable y viable operar así.

• Marketing y Ventas: Diseñadores, Copywriters, Agencias de publicidad, Agencias de marketing digital, Propección, Fuerzas de ventas externas, etc.
• Finanzas: Asesores, Auditores, Contables, Financieros,
• Recursos Humanos: Selección, Reclutamiento, Formación, etc.
• Producción: Ingeniería, Agentes de compras, Fabricantes externos, etc.
• Logística: Transporte y almacenaje exterior.
• Otros: Jurídico, Prevención de Riegos Laborales, Control de Calidad, Fiscalistas, Etc.

Si buscamos bien, encontraremos empresas especialistas en todos estos ámbitos, tanto nacionales como internacionales. La globalización es una de las grandes fuerzas disruptoras de nuestro tiempo. Y la digitalización no está sino incrementando sus posibilidades.

¿Un call center en Perú? ¿Un departamento de informática en India? ¿Una fábrica en China? Esta es la realidad de nuestros días….

Pero una pyme o un autónomo suele tener varios cuellos de botella estratégicos:

• El acceso a la financiación.
• Los puntos débiles del/los socio/s

Un empresario que se meta a asesor fiscal perderá una enorme cantidad de tiempo formándose, averiguando la legislación oportuna, elaborando los modelos pertinentes, etc. por lo que la solución más habitual suele ser externalizar el servicio a una asesoría tradicional. Además, hacerlo implica que su tiempo no lo estará dedicando a lo que mejor sabe hacer, con el consiguiente coste de oportunidad.

Con el tiempo, si la empresa crece y prospera, es posible que ni siquiera sea capaz de atender personalmente la función de la que se haya hecho cargo, y tendrá que buscar ayuda interna o externa.

Lo mismo podríamos decir de todas las áreas de la empresa: marketing, finanzas, ventas, producción, almacenaje, transporte…

Lo primero que debe hacer un emprendedor es hacer un inventario de puntos fuertes en los que concentrar su actividad y un inventario de puntos débiles a delegar.

Una vez realizado, este inventario le permitirá contratar o externalizar aquellas funciones que precise su modelo de negocio en las que él  puede aportar menos valor.

Lo mismo sería necesario hacer para valorar los flujos de caja que compromete el modelo interno frente al outsourcing: comparar la inversión necesaria (y su consumo de recursos) para que la empresa ejecute un determinado proceso frente a la posibilidad de externalizarlo es crítico, especialmente en sus primeras etapas de existencia, en las que el efectivo es el rey.

¿Qué ventajas aporta el outsourcing?

• Disminución de los costes si la empresa externa se beneficia de economías de escala.
• Aumenta la flexibilidad de la empresa contratante que puede demandar en función de sus necesidades.
• Incremento de la calidad, especialmente si se trata de una actividad no estratégica para la empresa contratante, pero que sí lo es para la empresa que presta el servicio.
• La especialización puede generar otras opciones que la propia empresa no era capaz de ver.
• Menor obsolescencia
• Menor inversión en activos fijos, y posible inferior necesidad de financiación.
• Mejora de ratios de rentabilidad.

¿Qué desventajas puede tener el outsourcing?

• Pérdida de control sobre las operaciones.
• Pérdida de calidad si no se elige bien.
• Ruptura de cadenas de valor, por tiempos de espera y procesos externalizados con mal diseño.
• Pérdida de información y de confidencialidad.
• Diferencias culturales tanto a nivel social como empresarial.
• Aumento de costes si no hay beneficios de especialización o escala.

Conclusión: El outsourcing puede ser una ventaja competitiva para tu empresa.

Estamos frente a una decisión empresarial de tipo estratégico que es necesario valorar y meditar. El empresario debe ser muy consciente de sus capacidades frente a las de un especialista y su capacidad de aportar valor. Gestionar los procesos de outsourcing de manera eficaz puede generar una flexibilidad y capacidad en la empresa que le aporte una ventaja competitiva.