Teoría de las limitaciones. ¡Toc, Toc! ¿La conoces?

La teoría de las limitaciones, también denominada T.O.C del inglés “Theory of Constraints”  es una filosofía de gestión que fue formulada por Eliyahu M. Goldratt y publicada en forma de novela en su libro “La Meta”.

Esta teoría se basa en la mejora continua de la empresa como un sistema integrado, a través de la identificación de cuellos de botella en los procesos individuales que intervienen en el sistema.

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La meta de la empresa según la teoría de las limitaciones

En primer lugar, la empresa debe tener una meta. Goldratt dice que la meta de una empresa es ganar dinero.

Sí, podemos introducir restricciones a esa meta, como ganarlo éticamente, respetando al medioambiente, con responsabilidad social, etc. pero el fin último de una empresa es ganar dinero, porque ya sabemos dónde acaban las empresas que no ganan dinero.

Desde el punto de vista de la teoría de las limitaciones, una empresa es un sistema organizado, que integra diferentes recursos y procesos con el fin de ganar dinero.

La organización del sistema podemos analizarla con otras herramientas de gestión como un organigrama de la empresa y la cadena de valor, el flujo de procesos, las políticas de empresa, etc.

¿Cómo aplicar la teoría de las limitaciones en una pyme?

La aplicación práctica de la teoría de las limitaciones está basada en los cinco pasos siguientes:

  1. Identificación de la limitación.
  2. Analizar cómo maximizar el output del sistema (ganar dinero) dada la limitación encontrada.
  3. Subordinar todas las decisiones a lo anterior.
  4. Elevar la restricción (trabajar para eliminarla).
  5. Volver a la etapa 1. (Porque una vez superada la restricción, aparecerá otra).

Se trata pues, de un flujo circular cuya aplicación permite la mejora continua de la empresa, a la vez que facilita la alineación de todos los departamentos y actividades de la misma  hacia el objetivo común. En las pymes suele ser relativamente sencillo identificar las limitaciones del sistema, mientras que en las grandes empresas los procesos y los flujos de valor se complican mucho más.

La teoría de las limitaciones nos dice que una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil. Como la cadena, vista como un conjunto, no soportará más tensión que la que pueda soportar su eslabón más débil, no tiene sentido someter al sistema a más tensión del que éste puede soportar.

La filosofía de gestión que deriva de la TOC se aplica especialmente en el departamento de producción, sobre todo en aquellas cadenas de producción en serie, sin embargo la aplicación práctica del sistema sólo funcionará a largo plazo si la aplicamos a la totalidad de la empresa.

¿Por qué aplicar la teoría de las limitaciones al conjunto de la empresa y no sólo a producción?

Supongamos que una empresa está formada por cinco departamentos. Si intentamos maximizar la eficiencia de cada uno de esos departamentos, de manera individual, sin tener en cuenta la interrelación que existe en el conjunto de la empresa, estaremos haciendo esfuerzos en vano y desperdiciando recursos valiosos.

¿Qué sentido tiene que marketing siga generando clientes potenciales si el departamento de ventas no puede atender las visitas correspondientes?

¿Qué sentido tiene que los comerciales vendan más y más, si producción no puede hacer frente a la demanda?

¿Qué sentido tiene maximizar la producción, si carecemos de recursos financieros para sostener el inventario y las cuentas por cobrar que dicho nivel de ventas y producción necesitan?

Analizar la empresa como una globalidad, y acercarnos a ella de manera sistemática, con la pretensión de medir la capacidad de los distintos sistemas individuales, para encontrar el punto exacto que “limita” al conjunto es puro sentido común. Pero ya sabes lo que dicen: “ El sentido común es el menos común de los sentidos”.

Cuando una empresa es pequeña es mucho más fácil establecer una cultura de gestión de este tipo. Cualquier persona que haya trabajado en entornos multinacionales y grandes empresas, que funcionan con bases presupuestarias, sabe los politiqueos y las luchas de poder que genera un aumento o una disminución del presupuesto asignado a un departamento. Al final cada departamento pierde de vista su función integrada y se centra en una visión local.

Marketing acusará a ventas de desperdiciar los contactos que genera.

Ventas recriminará a RR.HH que necesita más personal.

RR.HH a Finanzas que hay que contratar más gente.

Finanzas a producción que no puede tener tanto producto en el almacén,

y así sucesivamente.

Aplicar la teoría de las limitaciones te aportará una ventaja competitiva

Debemos dejar los egos a un lado y gestionar con eficacia y eficiencia. Para ello, todos los departamentos deben estar subordinados a Dirección y la función de ésta es tener una visión de conjunto sin favoritismos. Fomentar y transmitir las limitaciones de la organización a todos los empleados para que en equipo se maximicen los resultados.
Una pyme está en mejor posición que una gran empresa para aplicar la teoría de las limitaciones e integrarla en su cultura de empresa. No desperdicies cada pequeña ventaja de la que pueda gozar tu pyme con su aplicación

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